" />

おすすめ紹介 その他・語り

テレワーク会議の記録を激減?! 具体的な活用法・注意点とともに 【時短&効率化】

困った男性
テレワークにもだいぶ慣れてきたけど、
会議が多くて記録が疲れるなあ
何かいい方法はないかなあ?

 

会議の記録を取るのって、時間がかかりますよね。
手書きのものからPCに打ち直したり、
会議中にひたすら記録をPCで取りながら出来ればいいですが

 

それほど速く打てる方も多くはないでしょうし
本来会議でするべき、議論・検討よりも
会議の記録を取ることに力を注いでしまっては
本末転倒です。笑

 

そんな訳で今回はテレワーク会議の記録、もしくは
普段からの会議の記録ももっと手間を省いて
効率的に取っていく方法をご紹介します。

 

面倒な議事録を作っていく時間を削減し、
仕事の効率化を図れる方法を伝授します!

テレワーク会議で使える便利ツール4選

Googleドキュメント←超おすすめ
Microsoft・iPhone・ipad・Macの音声入力システム
録音ソフト(Audacity・Moo)
マイクorヘッドセット

以上の4点で今回はご紹介していきます。

どれも導入が比較的簡単なので、ご自分に合ったものを
チョイスしてみてください。

Googleドキュメント

まず第一におすすめするのが、Googleドキュメントです。

どういったものかを単刀直入に言うと、
Googleが提供してくれているワードソフトです。

え?単なるワードソフト?
それだったらわざわざ使う必要ないんじゃ?

そう思われる方もいるかと思いますが、
このGoogleドキュメントの良いところは

データの共有・編集がしやすい
音声入力システムがなかなか高性能

というところにあります。

特に、後者の音声入力システムがなかなか高性能
でありながら、特別なソフトを入れたり
機材を購入する必要がなく、導入がしやすい
というところが大きくおすすめなポイントです。

使うにはGoogleのアカウントがあれば良いだけです。
もし、仕事で使うのであれば共用のアカウントを
1つ作成しておくのも良いかと思います。

Googleのホーム画面の右上の方に
9つくらいの四角が集まったボタンがあります。

そちらを押すと、Googleが提供しているサービスの選択肢が出てきます。

そして、下のほうに行くと、ドキュメントと書かれた

ワードのようなマークのアイコンがあるので、そちらを押すと

そのアカウントのページに入っていくので
新しいドキュメントを作成していけば良いです。

 

 

ちなみに参考画像を出そうと色々触っていて分かったのですが、
こちらの機能はGoogle ChromeでGoogleドキュメントを
開いた時のみに使える機能のようです。

他のインターネットを見るソフト
(Internet ExplorerやMicrosoft Edge、Safariなど)では
使用することができないようです。

記録の取れ方も一例として載せておきます。

僕も最近こちらを使って、会議の記録を取ったのですが、約1時間ほどの会議で
6000文字近くの言葉を記録してくれました。

 

これを人力で文字起こししようと思ったらちょっと骨が折れる作業ですよね。
それを自動的に行ってくれるので、大変便利なツールだと思います。

 

また、ここで取った記録・データは
Microsoft Word(.docx)やテキストドキュメント(.txt)として
保存ができるので、会社や職場で決まっている書式に直すときにも
引用がしやすくとても便利です。

 

使う上での注意点としては、
音声入力をしている際に、途中話す人が変わると、
入力が止まってしまう場合があります。

 

そうしたときには、入力ができそうなタイミングを図りながら、
話始めると良いです。(2,3秒間を置くなど)
もう1点は、改行や句読点を打つことが難しいということです。

また、ヘルプによれば、音声入力でも改行も句読点も打つことが可能なのですが、
そのままカタカナ入力になってしまうことがあります。
(僕の場合は以下のような状態でうまくいきませんでした)

これは、もしかしたら発音の問題なのかもしれませんが、
音声での細かな操作は諦め、改行ぐらいは会議を
行いながら入れていくと後で編集するにも見やすいデータを
作ることができると思います。

お試しはこちらから↓

Googleドキュメント

Microsoft・iPhone・ipad・Macの音声入力システム

 

音声入力システムを提供しているのはGoogleのみではありません。
WindowsのPCやAppleの提供するiPhoneやiPad、Macなども
音声入力は機能として備わっています。

 

Macでは環境設定からアクセシビリティ→音声コントロールで使用することが可能です。
Windowsではメニューからコントロールパネル→コンピューターの簡単操作→音声認識の開始
で使用することができるようです。
iPhone・iPadでは文字入力のキーボード等が出ている画面で、
だいたい左下に表示しているマイクのマークを押すと音声入力が開始されます。

 

僕はApple製品を使うことが多いので、
MacやiPhoneなどの使っていての
体感的なところですが、Googleドキュメントに比べて
音声を話してから反映されるまでに
少し時間がかかるかな?と感じる状態です。

 

また、手元のiPhoneでは入力の有効時間がおよそ1分ほどのようです。
その間音声を聞き取れなかったら、一度音声入力は切れてしまうようです。

 

ちなみにGoogleドキュメントでもほぼ一緒のようでした。
(無音の時間が1分あると音声入力が切れる。)

 

録音ソフト(超録 – パソコン長時間録音機・Moo0 ボイス録音器など)

記録を取るのに、文字・テキストである必要がなく、
そもそも会議の記録を音声データとして取ってしまったら
完全に抜けがないからそういった選択肢を取るのも
方法の1つかなーと思います。

 

そこで出てくるのが録音ソフトです。
Windowsにはボイスレコーダーというソフトが初めから
入っているようです。

 

Macではボイスメモがあります。
ですが、Macのボイスメモではそのパソコンに
入力される(入っていく)音声しか録音することができません。

 

つまり、会議ソフトで話している場合、
自分の声は録音できても相手の声はパソコンから出力(出ている)
音なので録音することができません。

 

なので、パソコンに入力する音(自分の声)と
パソコンから出力される音(相手側の声)を録音できる
ソフトが入っている必要があります。

 

それが

超録 – パソコン長時間録音機
(http://pino.to/choroku/)

Moo0 ボイス録音器
(https://jpn.moo0.com/?top=https://jpn.moo0.com/software/VoiceRecorder/)

といったソフトで行うことができます。

 

超録の方はフリー版ですと、連続録音は1回につき90分の制約があるそうです。
Moo0の方は特にはないようです。

 

これらのようなソフトを使うことで、まるっと会議を
音声データで保存することができるので
情報共有する際に音声データを配布し、別の仕事をしながら
会議の音声データを聴き、情報共有を図ることができます。

 

会議の全てを保存するので
どういった話の流れでその結論に至ったかもきちんとわかるので
物事が決まっていく流れや経緯など
状況把握は結論だけをまとめた会議の記録などよりしやすいと思います。

 

ですが、話が脱線したり、雑談などが入っている場合は
余計なものが入っている状態になるので
聴く側の人にとって無駄になるものも出てくる可能性はあります。

マイク・ヘッドセット

先ほどまでのところで、音声を使って記録を取る方法を
ご紹介してきました。

 

今のパソコン・携帯・タブレットには
基本的にマイクやスピーカーが標準的な機能として
ついているものが主ですが、
それがどんな使用の仕方でも使いやすい状態に
なっているとは限りません。

 

最初からついているマイクだけでは音声を拾う力が
弱かったり、スピーカーとの距離が近いため
音を拾いすぎてハウリングを起こしてしまったりしてしまいます。

 

そういった使いにくさを解消することができるのが
マイクやヘッドセットになります。

 

おすすめは単一指向性のマイクが付いているものを
使うことをお勧めします。
単一指向性というのは決まった方向の音声だけを
拾うようにしているマイクですね。
(その反対は全(無)指向性と言います。)

 

このマイクを使うことによって、拾って欲しくない雑音は拾いにくく、
取って欲しい声は拾いやすくなります。

 

2000円ぐらいのマイク・ヘッドセットでも
会議やボイスチャットをする分には十分な音質と
音声を拾ってくれる精度を持っています。

 

僕は学生の時から使っているヘッドセットがもう10年近く経つのですが、
まだ現役で頑張ってくれています。笑
2000円ほどで買った割にはかなり持ってくれているので
かなりコスパが良いです。笑

 

 

大体この辺が僕が使っているものと似たものぐらいの機器ですね。
参考に載せておきますので、
検討の1つの材料にしてもらえたらと思います。

 

もっとクリアな音で聴けるようにしたい場合には
もう少し値が張るもの5000円以上出せば
もう少し音質などは変わるのかなと思います。

 

ただ、会議などの業務用で使うのであれば
2~3000円のものでも充分聴きやすく
使用には困らないものかなーと思います。

 

先ほどまでに挙げたツールをより効果的に使うためにも
こちらには少し投資することによって
快適さは段違いにあがるので購入をお勧めします!!


ということで、今回は会議・テレワーク会議の効率化を進める

ツール4点をご紹介しました。

基本的には導入は簡単なものが多いので、
ダメでもともと、楽になったらラッキーぐらいの気持ちで
取り入れてみてはいかがでしょうか?

大変だった作業があっという間に終わらせられるかもしれません。
ぜひ、お試しあれ♪

スポンサーリンク

スポンサーリンク

-おすすめ紹介, その他・語り

Copyright© Hirakumagic , 2021 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.